Consegui aumentar a minha produtividade e o trabalho profundo e digo-lhe como

No dia 28 de Março publiquei um artigo com um título sugestivo: Como vou procurar aumentar a produtividade e, sobretudo, o trabalho profundo. Expus aí o meu compromisso de implementar uma série de mudanças nas minhas rotinas que visavam aqueles objetivos. Uma das coisas que me propus fazer – não a única – foi a de reduzir as distrações.

Reduzir as distrações é apenas parte do processo. Depois, há mesmo que entrar em trabalho profundo. Isso exige muito mais disciplina e compromisso do que, apenas, reduzir as distrações. A redução das distrações é, no máximo, uma ajuda.

Para um trabalho profundo, mais impactante, há que ter uma maior noção do que é mais importante e do que deve ser privilegiado, mesmo quando pressionados com as “urgências” do dia-a-dia que, tantas vezes, não tão urgentes assim e, tipicamente, não são nada importantes.

Hoje, praticamente 1 mês depois daquele texto, é hora do balanço prometido. Importa, contudo, começar por dizer que o dia 28 de Março não foi o “princípio de tudo”. Esta tentativa de ir melhorando as minhas práticas, a minha produtividade e o meu impacto é algo que, basicamente, me acompanha sempre. 28 de março foi um milestone e não o começo da corrida.

É curioso constatar que o texto provocou algum impacto, que meço pelo número de pessoas que tocaram neste assunto em algum momento de interação comigo e, sobretudo, pela cobrança que senti, sobretudo aquando das primeiras presenças nas redes sociais após o texto.

O dedo em riste, confrontando-me com uma aparente incongruência minha – afinal continuava nas redes sociais – foi divertido. E revelador. Creio que, no fundo, algumas pessoas queriam o conforto de não ser possível reduzir a distração que as redes sociais implicam. Pois bem, tenho más notícias. Ou, aliás, boas. É perfeitamente possível ter uma relação muito mais comedida com as redes sociais sem isso implicar uma total reclusão a que, aliás, numa me propus.

Nunca foi minha intenção desaparecer do espaço social digital, desde logo porque lhe reconheço uma série de vantagens. Apenas pretendi fazê-lo de uma forma que, não me retirando as vantagens, não viesse acompanhado das desvantagens. Em larga medida, acho que o consegui fazer.

Eis alguns dos resultados:

– gastei menos tempo online: acedi muito menos vezes às diferentes plataformas e o tempo médio que passei por cada uma dessas vezes, baixou.

– a minha irritação com idiotices que pululam nas redes (o problema nunca é o do meio, é do emissor), baixou imenso, libertando a minha mente e a minha energia para coisas mais importantes.

– a minha tendência para o imediatismo diminuiu, precisamente por ser menos reativo.

Consegui isto – e creio que conseguirei manter boa parte destes princípios – com algumas ações simples:

1. Desliguei todas as notificações no telemóvel i.e, não me aparece qualquer informação de que entrou nova mensagem ou qualquer outra coisa.
2. Desliguei grande parte das notificações do facebook – quando já dentro do facebook – nomeadamente relativas a grupos a que pertenço.
3. Saí de imensos grupos que não tinham qualquer valor acrescentado para mim.
4. Deixei de seguir pessoas que me injetavam energias negativas. Que alívio não as ler!
5. Meti na cabeça que não ia “entrar no Facebook” como ato reflexo. Ou porque não tinha nada para fazer ou, basicamente, como vício.
6. Nunca mais acedi a qualquer rede social como primeira atividade do dia. Nunca. Não poucas vezes, passaram muitas horas do dia antes de entrar em qualquer uma delas.

É fácil? Não é, sobretudo o ponto 5. Estamos tão habituados a ter algum prazer em eliminar as bolinhas vermelhas das notificações que chamam por nós, que resistir a isto não é fácil. É um processo.

Outras das alterações que consegui implementar tem que ver com a utilização do telemóvel. De novo, considero ser uma ferramenta fantástica mas, mal utilizada, pode transformar-nos nos seus escravos.

Escrevo este texto com o telefone ao meu lado mas em modo de voo, modo em que o deixo várias horas por dia – a não ser que tenha que estar obrigatoriamente contactável por esta via, claro. Para além de ter o telefone em modo de voo durante blocos longos, dificilmente estou agora com o telemóvel ligado durante uma reunião. Aliás, tento não estar sequer com o computador? Porquê? Porque sei que se estiver com o computador à frente, ou com o telefone, invariavelmente terei um momento de distração, deixando o meu interlocutor para 2º plano, o que é má-criação e, para além do mais, improdutivo.

Dir-me-ão: mas eu preciso de estar contactável caso aconteça alguma coisa às pessoas mais próximas, por exemplo. Ou porque tenho que estar sempre disponível para a minha equipa ou clientes.

E eu pergunto: tens mesmo? Mesmo?! Qual a probabilidade de acontecer uma verdadeira emergência? Não há canais alternativos?

O que fiz foi avisar as pessoas mais próximas que, se não atendesse, ligassem para o meu escritório – cujo telefone eu não atendo; há outras pessoas que o fazem. E expliquei esta minha nova forma de estar, claro. Depois, às pessoas que fazem o atendimento na minha empresa, dei instruções para não me passarem chamadas nunca. A não ser que fosse uma verdadeira emergência – não houve nenhuma. A instrução é que recolham o recado e depois eu, eventualmente, devolvo a chamada. Houve uma série de pessoas que me procuraram mas com meros intuitos comerciais, com produtos que não me interessam absolutamente nada – o meu nome, como gerente da empresa deve estar em várias bases de dados – e consegui assim evitar 100% dessas chamadas.

Reduzi também os compromissos sociais ao almoço, precisamente porque são os que mais impactam negativamente no dia de trabalho. Salvo erro, não tive qualquer almoço “meramente social” neste mês. Poupei bastante tempo. E, pelo meio, vários euros. Admito, contudo, vir a ser menos restritivo como regra base.

O mais difícil tem talvez sido o email. A cultura do email está de tal forma enraizada, em mim e em toda a gente, que é realmente difícil lutar contra isto. Ainda assim, posso dizer que tenho hoje uma inbox com bem menos emails do que tinha antes. E, mais importante que isso, sou muito menos prisioneiro do email desde logo porque não estou sempre com email aberto e não tenho qualquer notificação de “novo email” ativada. E, muito poucas vezes abri o email na primeira hora da manhã ou mesmo toda a manhã. Começar o dia a ver os emails é começar em modo reativo. E, a partir daqui, todo o resto do dia se complicará inevitavelmente.

Então, o que fiz?

A primeira coisa que fiz foi, ironicamente, enviar um email à minha equipa a alertar para o meu novo paradigma, apelando a uma utilização muito mais parcimoniosa do email. Reconheço o esforço mas temos todos que continuar a melhorar.

A segunda coisa foi pôr uma mensagem automática. Essa mensagem é clara: “Estou a introduzir várias alterações na organização do meu trabalho, com vista a aumentar a minha produtividade de forma significativa. Isso levará a uma muito menor frequência de utilização do email pelo que, se necessita de alguma resposta urgente do meu lado, sugiro que use um canal alternativo. Se tiver o meu número de telefone, pode usá-lo mas, idealmente, contactará a minha equipa. Eles saberão o que fazer: info@bwizer.com ou (+351) 220 136 948. Obrigado.”

A terceira coisa foi usar canais alternativos, mais ajustados à natureza do assunto em questão. Há coisas rápidas e que não carecem de registo e que, portanto, o Whatsapp revolve bem (claro que não tenho notificações ativas no whatsapp pelo que, se for necessário alguma resposta imediata não é garantida). Outras coisas, que exigem mais estruturação, registo, e colaboração de várias pessoas, devem ser tratadas através de outras ferramentas. Usamos o Basecamp há vários anos e, agora, usamos mais e melhor. Depois, temos sempre o telefonema (usar só se realmente necessário) e os contactos presenciais que, muitas vezes, em 3 minutos, poupam uma infinidade de emails.

Devo confessar que os três principais benefícios que retirei deste ajuste na utilização do email – ainda em processo de melhoria – foram: i) incentivei equipa a enviar menos emails o que, basicamente, leva a que alguns assuntos acabem por ser resolvidos sem eu ter que interferir, ii) pôs-me em modo muito menos reativo, iii) forçou-me a ser mais organizado, privilegiando o Basecamp quando este é mais adequado, o que facilita depois o trabalho de todos.

Para além disso, houve algumas outras mudanças que fui implementado. Deixo algumas:

1)   Televisão: creio ter ligado a televisão menos de 5 vezes neste mês durante a semana. E, duas ou três, para ver apenas um bom jogo de futebol, desligando-a logo no fim.

2)   Cancelei a Netflix. É verdade que deixei a meio a série “Pablo Escobar, el patrón del mal”, mas todas as horas que gastaria a ver TV – e já não eram muitas – foram aplicadas a ler, trabalhar, ou em interações sociais.

3)   Meditação: ora aqui está algo em que tenho que melhorar muito mas tenho procurado ser um pouco mais disciplinado e meditei mais vezes. É um processo difícil – pelo menos para mim – mas reconheço-lhe méritos em termos de foco e tranquilidade.

4)   Duche frio: adoro um duche quente mas, agora, termino todos os duches matinais com um período mínimo de 30 segundos de água fria – o mais frio que a torneira permita. Fazia isto esporadicamente e, agora, faço-o sempre. Faço-o porque me desperta. Porque me treina a dar mais algum poder à mente sobre o corpo – a reação normal é não querer aquele impacto da água fria. Hoje, consigo não apenas estar mais tempo com água fria como tiro prazer do processo (do resultado, esse, retira-se prazer logo no primeiro dia). Experimente!

5)   Estudar: obriguei-me a estudar todos os dias. A aprender algo novo e útil. Lendo, vendo um vídeo ou ouvindo um podcast. É algo que já fazia quase sempre mas, agora, quis garantir que não falharia um único dia. Com exceção de alguns dias dos fim-de-semana, creio ter atingido este propósito, e foi com base em muitas das coisas que aprendi que iniciei novos projetos.

Seja como for, isto foram as mudanças nas rotinas. E o tal trabalho profundo, consegui fazê-lo? Com que resultados?

Infelizmente, não sou uma máquina nem um tipo com uma performance bulletproof pelo que, a primeira coisa que tenho que constatar é que esta busca é sempre um processo e nunca uma meta. De todo o modo, para além das normais solicitações do dia-a-dia – que são já exigentes – consegui fechar ou pôr em marcha uma série de coisas que estavam penduradas há muito tempo como, por exemplo, garantir um aspeto minimamente apresentável (ainda tem muito que melhorar) para o site do meu novo projeto pessoal, www.empreendedores.pt. Avancei ainda com um rebalanceamento da minha carteira de investimentos, preparei uma viagem ao México – onde vou dar um curso e aproveitar para conhecer alguns locais – praticamente terminei a preparação desse curso, lancei a versão espanhola do meu livro “Como ser um fisioterapeuta empreendedor”, com lançamento do site respetivo, tratei da minha “caixa da morte” (poderei abordar este tema num outro texto), conheci pessoas novas, bem interessantes, descansei mais – sim, é verdade – e mantive a disponibilidade para os meus amigos e família.

Para além disso, dei o pontapé de saída numa série de projetos de grande valor acrescentado para a Bwizer, desde a forma de construir produtos formativos, à forma de nos relacionarmos com a nossa comunidade, entre vários outros que, estou totalmente convencido, se não fosse o meu compromisso em fazer tempo e espaço mental para coisas mais importantes e com um impacto potencial maior, não tinham sequer sido idealizadas.

Em resumo, diria que apesar de o caminho se fazer caminhando, este mês deixou-me claro que é sempre possível fazermos mais e melhor e, ainda por cima, desfrutando mais do caminho. Creio ter descoberto algumas das coisas que, para mim, funcionam. Muitas mais há para descobrir e implementar. Desafio-o a fazer o mesmo.